Очень важно, чтобы все сотрудники предприятия эффективно и дружно работали над достижением общих целей. Большинство руководителей стремятся максимально эффективно управлять организацией, а для этого им приходится адаптироваться и вносить значимые изменения в ответ на текущую ситуацию на рынке.
Один из важнейших инструментов в эффективной коммуникации на ферме состоит в проведении совещаний с сотрудниками. Такие совещания являются отличным способом обеспечения передачи информации об ожиданиях руководства, вносимых изменениях и обновлениях. Мы рекомендуем регулярно проводить совещания с сотрудниками. Также не менее важным фактором является то, как именно будет проведена встреча.
Следуя описанным ниже 5 советам, вы сможете сделать свои совещания еще более результативными и увеличить положительный эффект от их проведения.
1. Организация
Самым важным аспектом в совещании с сотрудниками является организация. Убедитесь, что все приглашенные получили оповещение о предстоящей встрече и все смогут прийти. Еще лучше – запланировать регулярные совещания (например, вторая среда каждого месяца), чтобы каждый на ферме освободил этот период в своем расписании. Также попросите своих сотрудников сообщить заранее, какие вопросы или проблемы они хотели бы обсудить, чтобы вы могли спланировать ход встречи. Подготовьте повестку и следуйте ей. Повестка поможет провести собрание согласно регламенту и в рамках отведенного времени. Заранее подготовьте необходимый информационный или учебный материал, а также список тем и способ их рассмотрения.
2. Ведущий
Очень важно на совещание назначить ведущего. Выберите кого-нибудь, кто может контролировать ход встречи и следить за тем, чтобы никто не отвлекался. В идеале вы должны выбрать специалиста, который без проблем может выступить перед большим количеством людей, а также вмешаться, если будет отступление от повестки. Этот человек будет следить за темами и модерировать совещание.
3. Контроль совещания
Встреча с сотрудниками может провалиться, если никто не будет его контролировать. Ведущий должен следить, чтобы не было отступлений от повестки, следить за обсуждениями и за ходом собрания. Важно не отвлекаться и оставаться в положительном настрое в течение всей встречи. Постарайтесь избежать слишком длительного, не запланированного обсуждение какого-либо одного вопроса. Рекомендуется оставить немного времени в конце, для небольшого разговора с сотрудниками об общем положении дел на ферме.
4. Никаких разборок
Ведущий должен следить, чтобы никто не отвлекался. Кроме того, не позволяйте переходить на личности или особо выделять кого-либо из сотрудников. Бывают ситуации, которые необходимо обсудить, но в целом не ругайте никого в присутствии других участников группы. Если появляются какие-либо проблемы или необходимо рассмотреть какой-то определенный вопрос конкретного человека, оставьте время после совещания, чтобы решить его в индивидуальном порядке. Если кто-либо поднимает деликатный вопрос, попросите его продолжить обсуждение после встречи. Многие управляющие боятся, что совещание с сотрудниками может превратиться в разборки. Несмотря на то, что такое может произойти, сильный ведущий, модерирующий собрание, способен предотвратить скандал и продолжить вести его согласно повестки.
5. Последующий контроль
Чаще всего после совещаний с сотрудниками руководители забывают о последующем контроле. Убедитесь, что всё, что вы обсуждали, будет выполнено, чтобы ваши встречи были действительно продуктивными и полезными. Со временем, если поднятые вопросы действительно будут решаться, это выработает у всех положительное отношение к подобным встречам.
Совещания с сотрудниками крайне необходимы для каждой организации. Несколько простых шагов и немного планирования поможет вам провести максимально эффективно без проблем и переживаний.
